InterTrust | ЗАО "Трансмашхолдинг" вышло на новый уровень управляемости. За счет внедрения системы электронного документооборота

ФОРУМ		ПОИСК		КАРТА САЙТА		ВАКАНСИИ		КООРДИНАТЫ

« ГЛАВНАЯ / ПРОЕКТЫ / ПРОЕКТ

ЗАО "Трансмашхолдинг" вышло на новый уровень управляемости. За счет внедрения системы электронного документооборота

07/13/2007
Компания ЗАО "Трансмашхолдинг" объявляет о завершении первой фазы проекта создания корпоративной системы электронного документооборота для Головного офиса и 12 дочерних компаний на основе системы CompanyMedia

Большой объем документопотоков, высокие требования к скорости доведения управленческих решений руководства до непосредственных исполнителей, сложность делопроизводственных процессов (множественное согласование, сложный путь движения документов, многоуровневая система контроля), жесткие требования к контролю исполнения документов и поручений руководства на всех предприятиях, входящих в ЗАО "Трансмашхолдинг", значительная их территориальная распределенность, – все эти факторы определили в 2005 году необходимость создания корпоративной системы электронного документооборота.
В августе 2005 года компания объявила тендер на выполнение работ по внедрению современной Корпоративной системы электронного документооборота (КСЭД).

Система должна была обеспечивать:

регистрацию и ведение входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, с которыми работает Аппарат Управления компании;

коллективную работу по подготовке документов;

контроль исполнения документов и поручений, формирование отчетов;

автоматизацию подготовки, учета, контроля и исполнения договоров.

В качестве специфических к системе выдвигались следующие требования:

КСЭД должна охватывать Головную организацию (г. Москва), дочерние компании и их структурные подразделения;

КСЭД должна обеспечивать непрерывный цикл прохождения документа от его подготовки (создания) до списания в дело;

полное отсутствие или минимальное количество доработок в системе под специфику определенного заказчика (типовая система);

наличие системы дистанционного обучения пользователей;

возможность поддержки работы системы небольшим количеством специалистов;

простота работы пользователя в КСЭД.

Кроме того, критически важной была быстрота и относительная дешевизна внедрения КСЭД.

В сентябре 2005 года компания "ИнтерТраст" была признана победителем тендера. Предложенное специалистами ИнтерТраст программное решение CompanyMedia представляет собой комплекс систем, автоматизирующих широкий спектр процессов: делопроизводство, документооборот, документоориентированные бизнес-процессы.

Систему выгодно отличал ряд характеристик:

корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной организационной и в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;

модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, позволяет выбрать необходимые, и решить именно те задачи, которые в этом нуждаются;

наличие различных типов рабочих мест - для менеджеров и руководителей (работающих в основном с содержанием документа) и предметных специалистов (работающих, как правило, с реквизитами документов). Сотрудникам, в зависимости от их должностных обязанностей доступны именно те функциональные возможности КСЭД, которые им необходимы. Все это в совокупности делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;

открытый код КСЭД, позволяет реализовать небольшие специфические доработки заказчиком самостоятельно.

Многолетний успешный опыт работы компании с крупнейшими российскими и зарубежными предприятиями свидетельствовал о высоком профессионализме специалистов ИнтерТраст.

Проект внедрения КСЭД стартовал в декабре 2005 года и включал в себя две очереди.

В рамках первой очереди "Внедрение КСЭД в ЗАО "Трансмашхолдинг" (с декабря 2005 по май 2006 г) были осуществлены:

разработка нормативной, методологической и пользовательской документации для работы в КСЭД;

установка и настройка типовой версии CompanyMedia в Головном предприятии ЗАО "Трансмашхолдинг" на ограниченном числе (30) рабочих мест пилотной группы делопроизводителей;

обучение специалистов, ответственных за внедрение CompanyMedia, и делопроизводителей;

обучение пользователей CompanyMedia с помощью системы дистанционного обучения "CompanyMedia-Корпоративный тренинг" силами ТМХ;

ввод Корпоративной системы электронного документооборота CompanyMedia в опытную эксплуатацию;

тиражирование доработанной CompanyMedia на другие (250) подлежащие автоматизации рабочие места.

С помощью КСЭД был автоматизирован полный цикл делопроизводственных и ключевых документоориентированных процессов в Головной организации ЗАО "Трансмашхолдинг".

В рамках данной очереди были решены следующие задачи:

повышена исполнительская дисциплина за счет организации в системе регистрации и контроля исполнения документов и решений руководства предприятия;

сокращено время на согласование документов за счет организации ведения этого процесса в электронном виде;

упрощено и ускорено принятие управленческих решений за счет реализации автоматического информирования заинтересованных лиц (руководителей, исполнителей) о появлении новых необходимых документов.

Первый этап также позволил оценить необходимость и порядок внедрения КСЭД в дочерних компаниях Холдинга. Для управления проектом внедрения КСЭД на предприятиях был в ЗАО "Трансмашхолдинг" была создана Исполнительная Дирекция проекта. Кроме того, на каждом из предприятий был создан Управляющий совет.

Дирекцией проекта ТМХ с привлечением специалистов ИнтерТраст был разработан единый стандарт в области работы с документами в Холдинге.

Создана методология последовательного внедрения КСЭД на предприятиях группы компаний ЗАО "Трансмашхолдинг" (сначала внедрение КСЭД в аппаратах генеральных директоров предприятий, затем тиражирование на рабочие места сотрудников организации).

Методология предусматривала наличие в рамках внедрения КСЭД на каждом из предприятий идентичного набора работ, которые выполняются в определенной последовательности:

обучение Инструктора и Администратора системы;

адаптация нормативно-методологической документации;

внедрение CompanyMedia;

запуск системы в опытную, а затем в промышленную эксплуатацию.

В рамках второй очереди "Внедрение КСЭД на предприятиях ТМХ" (с мая 2006 г. по май 2007 г.) к Корпоративной системе электронного документооборота были подключены сотрудники промышленных предприятий ЗАО "Трансмашхолдинг" (12 организаций).

На первом этапе второй очереди (май-июль 2006 г.) CompanyMedia была установлена в аппаратах генеральных директоров 12 предприятий на 50 рабочих местах.

Второй этап второй очереди (август 2006-май 2007 гг.) представлял собой полномасштабное внедрение системы на данных предприятиях: подключение к CompanyMedia всех сотрудников, работающих с документами (в общей сложности более 1000 человек). Чтобы сократить сроки ввода системы в эксплуатацию, было организовано как очное (инструкторы, администраторы, делопроизводители), так и заочное (пользователи), с помощью специально разработанной системы "CompanyMedia-Корпоративный тренинг", обучение, которое проводилось уже силами обученных специалистов предприятий...

Выбранная стратегия внедрения КСЭД на предприятиях Холдинга позволила максимально быстро создать "сквозную" систему электронного документооборота для более десятка входящих в ЗАО "Трансмашхолдинг" компаний и, соответственно, получить более быструю отдачу от внедрения CompanyMedia.

Следует отметить активное участие в проекте Исполнительной дирекции проекта, рабочих групп на предприятиях, а также партнеров компании "ИнтерТраст", которые привлекались к работам на этапе полномасштабного внедрения CompanyMedia в региональных предприятиях Холдинга.

На сегодняшний день Корпоративная система электронного документооборота CompanyMedia эксплуатируется в Головной организации (Москва) и 12 основных предприятиях ЗАО "Трансмашхолдинг" (Брянск, Пенза, Новочеркасск, Тверь, Санкт-Петербург, Коломна, Мытищи). В системе работает более 1000 сотрудников, из которых 10% - делопроизводители, остальные – руководители и ответственные исполнители.

Создание Корпоративной системы электронного документооборота позволило ЗАО "Трансмашхолдинг" решить следующие задачи:

повысить эффективность управления компаниями за счет подключения к работе в системе всех сотрудников ЗАО "Трансмашхолдинг", работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими принятых регламентов и процедур;

сократить время прохождения и исполнения управленческих документов по структурным подразделениям, ускорить обмен управленческой информацией между Головной компанией, зависимыми и дочерними предпритиями;

ускорить и упростить получение информации о текущем состоянии документа или делового процесса;

обеспечить максимальную прозрачность процессов обработки документов и заданий и возможность оперативного контроля всех стадий управленческих процессов;

максимально сократить оборот бумажных документов, обеспечить экономию людских и производственных ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов;

сократить время поиска архивных документов и удешевление хранения бумажных документов за счет хранения их копий в электронном виде;

обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа и ликвидировать утечку информации, происходящую из-за неупорядоченного хранения больших объемов документов.

В планах - дальнейшее развитие системы: функционально и территориально, а также переход на новую – 3.3 – версию системы CompanyMedia.

ЗАО "Трансмашхолдинг" – лидер на рынке транспортного машиностроения России. Предприятия компании производят магистральные и промышленные электровозы, магистральные и маневровые тепловозы, тепловозные и судовые дизели, грузовые и пассажирские вагоны, вагоны электропоездов и метро, рельсовые автобусы, вагонное литьё и другую продукцию. С более подробной информацией о компании Вы можете познакомиться на сайте: http://www.tmholding.ru/.