InterTrust | Зачем автоматизировать документооборот?

ФОРУМ		ПОИСК		КАРТА САЙТА		ВАКАНСИИ		КООРДИНАТЫ

« ГЛАВНАЯ / АНАЛИТИКА / СТАТЬЯ АНАЛИТИКИ

Зачем автоматизировать документооборот?

02/21/2007
В этой статье Вы найдете ответы на следующие вопросы: в каких случаях стоит автоматизировать документооборот; какова роль генерального директора в ходе автоматизации документооборота; с какими проблемами можно столкнуться; сколько стоит автоматизация документооборота. Также Вы узнаете: кто участвует в автоматизации документооборота холдинга "Торговый дом "МВЗ"; с чего начал автоматизацию генеральный директор ОАО "Новая перевозочная компания"

Деятельность любой компании связана с оформлением большого количества документов – договоров, счет-фактур, платежек и др. Проходя каждую инстанцию, документ должен быть проверен, заверен и отправлен далее. К сожалению, человеку свойственно ошибаться, опаздывать, терять, менять место работы. В итоге отведенное документу время на прохождение всех ступеней затягивается. По моему опыту, проблемы с потерей и задержкой документации бывают везде, будь то производственное или торговое предприятие, холдинг или небольшая фирма. Вопрос лишь в том, как часто возникают такого рода проблемы и к каким последствиям они приводят. Замечу, чем сложнее технологическая цепочка, чем крупнее предприятие и чем больше в нем подразделений и филиалов, тем больший ущерб оно может понести, работая лишь "на бумаге".

Другая сторона медали отсутствия на предприятии электронного документооборота касается непосредственно генеральных директоров, многие из которых любят участвовать во всех бизнес-процессах или стремятся контролировать все, что происходит. В результате, рабочий стол руководителя завален бумагами. Здесь можно найти и платежки, и приказы, и директивы по подразделениям, и пр. Этим умело пользуются топ-менеждеры – они стараются "посоветоваться" и, таким образом, перенести ответственность за управленческие решения на генерального директора.
Автоматизация документооборота способна изменить сложившийся порядок управления бизнес-процессами (см. Суть автоматизации). А поскольку вся документация находится в одной электронной базе, руководитель может в любое время увидеть, в какой стадии находится документ, и в случае необходимости, принять меры. Замечу, что документ уже не попадет к Вам на стол, не пройдя соответствующих согласований и проверок финансовой, юридической, маркетинговой служб. В некоторых случаях необходимость "пропускать" документы через Вас и вовсе отпадет.
Об автоматизации документооборота обязательно нужно задуматься не только генеральным директорам холдингов и территориально разобщенных предприятий, но и малых и средних компаний, где:

невозможно "добыть" тот или иной документ вследствие его утери или неизвестном местонахождении;

сроки формирования документов затягиваются;

есть территориально удаленные подразделения, с которыми необходимо часто обмениваться документацией;

есть конфиденциальная информация.

Суть автоматизации
Автоматизация документооборота – это внедрение IT-системы, позволяющей:

автоматизировать процесс прохождения документов внутри компании или группы компаний;

создать электронный архив документов;

контролировать согласование и исполнение договоров, приказов и распоряжений и др. документов.
В зависимости от потребностей в автоматизации документооборота компания может внедрить простые системы такие как Excel или Access, либо более сложные и дорогостоящие 1С, Microsoft Axapta, SAP и др.

Рассказывает практик
Мария Игнатьева, финансовый директор инвестиционного холдинга "Финам", Москва:
"На мой взгляд, одно из основных преимуществ автоматизации документооборота –сокращение времени на обмен информацией между участниками бизнес-процесса. С позиций финансового директора можно сказать, что основной результат от внедрения системы электронного документооборота заключается в снижении транзакционных издержек и росте производительности труда персонала. Например, только автоматизация оформления командировок позволило нам высвободить пять дополнительных человекочасов в день. Одновременно растет производительность топ-менеджеров, так как автоматизация документооборота означает автоматизацию постановки задач, контроль их выполнения, получение оперативной отчетности. Руководители получают возможности для календарного планирования, распределения ресурсов.
Крайне востребованным продуктом автоматизации документооборота оказался электронный архив. Поиск в нем позволяет менеджеру оперативно получать необходимую информацию, систематизировать ее. Можно говорить и о том, что автоматизация документооборота является стратегическим шагом по превращению организации в самообучающуюся. Кроме того, введение электронного архива необходимо для соответствия компании стандарту качества ISO 9000:2000".
Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний "Русагро", Москва:
"До автоматизации документооборота каждая платежка, прежде чем поступить в казначейство, в среднем три–четыре дня "обходила" кучу людей. Чтобы ускорить процесс, сотрудник начинал самостоятельно согласовывать документ.
Когда мы запустили систему автоматизации документооборота, время прохождения платежа сократилось до одного дня. Платежные документы согласовываются в единой системе, разработанной на базе Microsoft Axapta. Сотрудники, участвующие в согласовании, получают сообщение по почте о поступлении новой заявки, и обрабатывают ее в рамках своих прав. Все визы и замечания сохраняются в электронном виде. На выходе мы получаем платежку с "историей" ее согласования, отражением платежа в бюджете компании и всеми исходными документами. Вся информация о документообороте публикуется на нашем корпоративном сайте. В любой момент сотрудник может увидеть, в каком состоянии находится тот или иной документ: прочитали ли его, согласовали или уже подписали".

Плюсы и минусы автоматизации документооборота
Плюсы:

все подразделения предприятия взаимодействуют в рамках единого информационного пространства;

скорость прохождения информации внутри организации увеличивается;

действуют единые стандарты работы с документами и контроля за их исполнением;

повышается безопасность доступа к информации;

повышается производительность труда сотрудников, снижается зависимость от квалификации работника.
Минусы:

необходимо реформировать сложившуюся систему документооборота – "стресс из-за смены привычных бизнес-процессов";

потребуются дополнительные затраты на программное обеспечение и, возможно, на обновление парка компьютерной техники и обучение персонала;

сложно подсчитать прибыль (убыток) от проекта внедрения системы электронного документооборота;

возможны эксцессы, связанные с хранением всей информации в едином массиве (потеря данных, несанкционированный доступ, и т. д.).

Этапы автоматизации документооборота
Инициатором проекта автоматизации может выступать генеральный директор. Замечу, что если со стороны руководства нет заинтересованности в проекте, то вероятность его успеха стремится к нулю. Саму автоматизацию можно разделить на две части: процесс и отчет (контроль). Если Вы собираетесь не только внедрять документооборот, но и реформировать бизнес-процессы, то формулируйте техническое задание вместе с ключевыми менеджерами, ответственными за эти процессы. Только правильная мотивация последних и привлечения их в союзники позволит генеральному директору создать рабочую версию документооборота.
В процессе автоматизации документооборота можно выдели несколько ключевых этапов.

Этап 1. Что автоматизировать
Начинать внедрение электронного документооборота нужно с места, где "бардак больше". По моему опыту, такая ситуация чаще всего наблюдается в бухгалтерии и финансовом отделе, поскольку именно там скапливается большое количество бумаг. Согласование платежей и договоров, особенно, если речь идет о территориально разобщенных предприятиях, порой затягивается на недели. То же самое могу сказать и о менее "болезненных для бизнеса" внутрикорпоративных документах.

Рассказывает практик
Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний "Русагро", Москва:
"К автоматизации документооборота мы приступили в 2002 году. Это была одна из первых задач только что созданного на тот момент IT-департамента. На первом этапе в головном офисе мы автоматизировали процесс согласования платежей. В согласовании платежей принимают участие практически все подразделения компании и сразу после запуска в эксплуатацию все участники отметили значительное ускорение и упрощение работы. Это наиболее сложная часть документооборота, поскольку одновременно с платежами фиксируется исполнение бюджета и выполняется контроль над расходами компании".

Говорит генеральный директор
Евгений Калабин, генеральный директор холдинга "Торговый дом "МВЗ", Москва:
"Год назад мы решили автоматизировать документооборот холдинга касающийся, в основном, движения финансовых документов. Причиной тому послужили потеря договоров, платежек и постоянная бумажная неразбериха. Все это сказывалось на работе предприятия, приводило к снижению прибыли.
Пока автоматизация у нас проходит только в торговом доме "МВ3". Затем постепенно будем внедрять систему на производственных предприятиях. На данный момент завершен этап описания существующих бизнес-процессов, и консультанты приступили к внедрению системы. Не ручаемся точно сказать, насколько затянется проект. После завершения проекта автоматизации и, как следствие, ускорения обмена данных, мы ожидаем повышения эффективности работы холдинга и, соответственно, дополнительных прибылей".

Этап 2. Описание бизнес-процессов
Прежде чем автоматизировать "проблемный участок", необходимо изучить текущие бизнес-процессы отдела, подразделения или всего предприятия. Для этого начальникам задействованных в автоматизации отделов, необходимо поручить прописать путь документации и пошаговое прохождение бизнес-процессов. На основании полученных данных руководителю проекта автоматизации следует создать сводную таблицу. И только затем можно четко ставить задачу и определять состав участников проекта.

Рассказывает практик
Михаил Егоров, руководитель IT-департамента группы компаний "Русагро", Москва:
"Успех проекта во многом зависит от того, насколько правильно сформулированы требования к нему. В нашей компании был очень сильный финансовый директор, который четко знал, что, когда и почему необходимо от системы документооборота. Коротко и ясно он излагал свои требования, затем IT-служба воплощала их в жизнь. За составление маршрутов документов отвечал один из IT-сотрудников. Вместе с программистами он изучал программный продукт, затем, тесно общаясь с финансовым департаментом, рисовал пути прохождения каждого документа".

Этап 3. Планирование
На этом этапе нужно составить план работ, календарные графики, сметы и требуемые ресурсы. Это задача финансового директора, IT-директора и руководителей отделов, задействованных в автоматизации.

Этап 4. Выбор IT-решения
Генеральному директору предприятия с малым документооборотом для упорядочения документов достаточно силами IT-отдела создать электронную базу данных документов, например, в Excel или Access, а также выбрать способ свободного доступа сотрудников к таким документам: вполне может подойти закрытый корпоративный сайт или хорошо организованная база данных в локальной сети. Для бумажных документов подойдут простые архивы, а особо важные документы стоит хранить с ограниченным доступом. То есть, на малых предприятиях заниматься глобальной автоматизацией, требующей много материальных и трудозатрат, на мой взгляд, нет необходимости. Достаточно осуществить вышеописанные действия, которых для них будет вполне достаточно (электронные архивы, в том числе с занесением в них бумажных документов).
Руководителям крупных предприятий и холдингов, имеющих региональные подразделения, стоит быть готовыми к долгому и дорогостоящему внедрению. Даже если речь идет только об автоматизации финансовых документов.

Этап 5. Реализация
Осуществление, координация и контроль за работами по проекту необходимо поручить руководителю проекта, который, в свою очередь, должен курировать весь процесс автоматизации. генеральному директору не обязательно следить за всем. Главное, чтобы он мог определить:

так называемые "реферные" точки прохождения документов, то есть, критические точки, в которых происходит четкие изменения в системе прохождения документов;

сроки прохождения документов через общую систему электронных согласований и т. д.
Управлять процессом автоматизации генеральному директору следует "по отклонениям". Для этого ему могут быть интересны следующие данные:

статистика задержки прохождения документов через ту или иную "реферную точку";

количество откликов системы на тот или иной документ (например, количество выговоров и прочих форм административного взыскания, вызванных изданием нового приказа генерального директора).
Такой способ управления позволяет облегчить информационную нагрузку на генерального директора и в то же время дать ему возможность эффективно управлять бизнес-процессами компании.

Говорит генеральный директор
Евгений Калабин, генеральный директор холдинга "Торговый дом "МВЗ", Москва:
"В нашем проекте по автоматизации документооборота участвуют:

консалтинговая компания – она занимается внедрением системы, описанием существующих и формированием будущих бизнес-процессов;

финансовый директор холдинга, поскольку автоматизация документооборота затрагивает движение важных для компании документов;

IT-директор – он контролирует процесс внедрения системы;

HR-директор и сотрудники планового отдела – они формулируют требования к будущим бизнес-процессам.
Также обязательно и мое участие в автоматизации: формулирование требований к системе, контроль работы консультантов".

Этап 6. Завершение
На этом этапе тестируют систему. Здесь Ваше участие необходимо, поскольку могут выявиться серьезные пробелы в автоматизации. И только на этом этапе еще есть возможность быстро и своевременно их устранить.

Этап 7. Контроль использования системы
Цель этого этапа – программа должна "пойти в народ", а не остаться набором файлов на жестком диске. Если остались какие-то недочеты, следует внедрить необходимые улучшения. Идеальный вариант, если это делается по заявкам пользователей программы.

Говорит генеральный директор
Игорь Асатуров, генеральный директор ОАО "Новая перевозочная компания", Москва:
"Когда наша компания только создавалась и численность ее сотрудников была невелика, необходимости в электронном документообороте мы не испытывали. Однако с расширением деятельности и, особенно, с появлением филиалов, возникла проблема быстрого и эффективного обмена финансовыми и организационными документами (приказы, бланки и т. д.), который исключал бы человеческий фактор и фактор времени.
Прежде всего, мы проанализировали "маршруты" информационных потоков внутри компании и упорядочили эти процессы. Также на начальном этапе мы создали электронное хранилище организационно-распорядительных документов (бланков, приказов, служебных записок и т. д.) с возможностью свободного доступа к нему и поиска по ключевым параметрам (на основе интранет-портала). Стандартизация и унификация документооборота проходит одновременно с формированием единого фирменного стиля компании.
Сейчас мы тестируем две автоматизированные системы, которые полностью заменят бумажные носители на промежуточных стадиях бизнес-процессов (например, в случае согласования договоров и обмена служебными записками).
Введение в практику электронного документооборота упростило процедуры оформления накладных, таможенных деклараций и соответственно сокращает время доставки грузов. Но для этого необходимо, чтобы все стороны перевозочного процесса (т. е. не только операторы, но и грузоотправители) формировали документы в электронном виде".

Возможные проблемы и способы их решения
Одна из главных проблем, с которой может столкнуться генеральный директор в процессе автоматизации документооборота, неприятие сотрудниками новой системы. Чаще всего это выражается в саботаже проекта, в агрессивном поведении: невыполнении прямых указаний руководителей, "очернении" системы.

Говорит генеральный директор
Евгений Калабин, генеральный директор холдинга "Торговый дом "МВЗ", Москва:
"У нас с автоматизацией документооборота возникло две проблемы:

из-за большей территории затягивается прокладывание оптоволоконного полотна и непосредственное внедрение системы на производственных предприятиях холдинга (ОАО "ММВЗ", ОАО "Корнет"). В компании Calararasi Divin (Молдова) и ООО "Винпром Руссе" (Болгария) работы проводиться не будут.

сопротивление персонала автоматизации документооборота уже сейчас тормозит процесс внедрения. Одним мешает перестроиться на новую программу привычка работать по старинке, другие бояться прозрачности. Тех, кто старается научиться работать по-новому, мы материально стимулируем. Упрямых и несговорчивых увольняем.
Основные способы решения подобных проблем – обучение и мотивация персонала. Например, можно предусмотреть выплату бонусов как по итогам всего проекта, так и по окончании каждого этапа. Но стоит отметить, что материальные схемы работают далеко не везде и не всегда. Случается, что размер компенсационного пакета не превышает выгоду, которую сотрудник теряет при вводе в действие системы. Кроме того, не каждая компания может обеспечить уровень прибавки к заработной плате, который, по мнению сотрудников, вознаградит их за дополнительные усилия, необходимые для перехода на новую систему.
Другая причина, по которой материальное стимулирование может не действовать, – это лень. Некоторые сотрудники, будучи отличными специалистами, просто не желают нагружать себя дополнительными обязанностями, пусть даже за вознаграждение.
Поэтому генеральному директору компании следует максимально использовать нематериальные стимулы. Применительно к настоящей ситуации одним из самых эффективным стимулов является работа под лозунгом "Облегчим труд работникам!". Что, кстати, позволяет сэкономить на прибавлении зарплаты за "факультативную" работу".

Сколько стоит автоматизация документооборота
Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы изначально. Обычно затраты включают:

стоимость лицензий, то есть, права на использование системы конечным пользователем на одном рабочем месте одновременно, в соответствии с условиями договора.

стоимость внедрения (до 50% от стоимости лицензии и выше);

стоимость сопровождения.
Кроме того, может потребоваться закупка необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. Также могут понадобиться и иные программные продукты и аппаратные средства, например для идентификации пользователей. Все это увеличит стоимость рабочего места.
Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с системой электронного документооборота (семинары, закупка дополнительных обучающих материалов).

Рассказывает практик
Мария Игнатьева, финансовый директор инвестиционного холдинга "Финам", Москва:
"Автоматизация документооборота – недешевое удовольствие. Речь может идти о 450–500 долларах на одно рабочее место. Правда, стоимость лицензий составляет всего 15–20% от этой суммы, но все-таки только их покупкой ограничиться можно лишь в редких случаях, например, небольшим компаниям с сильным IT-отделом.
В случае покупки не просто стандартной системы, а индивидуального решения, стоимость может увеличиться еще больше. Прежде чем выбрать, какая именно система электронного документооборота нужна предприятию, а также понять, нужна ли она ему вообще, необходимо рассчитать время окупаемости проекта. При этом лучше ориентироваться на пессимистический сценарий. На мой взгляд, если полученный показатель будет превышать 1–1,5 года, небольшой компании проще ограничиться каким-то продуктом собственного производства (мне известны достаточно интересные и эффективные решения)".
Михаил Егоров, руководитель IT-департамента Группы компаний "Русагро", Москва:
"Мы не нашли готового программного продукта, который смог бы полностью удовлетворить требованиям к гибкости и расширяемости системы, и автоматизировать существующий в холдинге документооборот. Проведя анализ рынка систем документооборота мы пришли к выводу, что выгоднее приобрести хранилище документов, а инструмент маршрутизации доработать самостоятельно. Мы выбрали недорогое, примерно за 10 тыс. долларов США, коробочное решение, представляющее собой хорошее хранилище документов со слабым маршрутизатором , который дал программистам платформу для развития. Затем, не ломая устоявшиеся маршруты бумажных документов, мы доработали маршрутизацию электронного документооборота, с учетом всех возможных вариантов развития и изменения маршрутовдокументов".

Говорит генеральный директор
Евгений Калабин, генеральный директор холдинга "Торговый дом "МВЗ", Москва:
"IT-директор, оценив возможности современных систем электронного документооборота (СЭД), пришел к выводу, что внедрение ERP-системы со встроенной СЭД эффективнее, нежели отдельная автоматизация документооборота. Таким образом, мы сразу оптимизируем все бизнес-процессы, а не только те, которые непосредственно связанны с документопотоком".

Заключение
Автоматизировать документооборот в той или иной степени стоит, пожалуй, всем компаниям. Однако есть одно "но". Если Ваше предприятие реструктуризируется, приобретает новые активы или вдруг оказалось в кризисе, к примеру, в связи с изменением ситуации на рынке, советую подождать с автоматизацией. Только твердо стоящий на ногах бизнес, имеющий четкие бизнес-процессы, может позволить себе такое удовольствие.

Что читать дополнительно
М. Бобылева. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., МЭИ (Московский энергетический институт), 2004. Эта книга полезна руководителям предприятий, интересующимся совершенствованием управления, организационным развитием и внедрением новых технологий. Здесь Вы найдете ответы на следующие вопросы: как выбрать программный продукт для автоматизации документооборота? Какие проблемы могут возникнуть при внедрении и как их решить? В чем преимущества бумажных и электронных документов?
В. Андреев. Автоматизация документооборота компании - непростой выбор. М. Журнал IT Manager #6(12)/2003. Автор статьи рассказывает о том, как правильно выбрать программу для автоматизации документооборота. Например, если перед компанией стоит задача оперативного решения только нескольких задач (создание архива, автоматизации канцелярии), и при этом отсутствует необходимость автоматизации других процессов обработки документов, то нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы.

Опубликовано в журнале "Генеральный директор" (№2, 2007 год)

СМОТРИТЕ ТАКЖЕ