"Электронный документооборот" или "Автоматизация делопроизводства"?

03/11/2003
Последнее время в России словосочетание "Электронный документооборот" или "Система электронного документооборота" часто звучит на различных выставках, в статьях, в рекламных материалах и даже в самом современном документе – в Федеральной целевой программе "Электронная Россия"

Автоматизация делопроизводства

Прежде всего, системы автоматизации делопроизводства (САД) решают задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных отчетов об их исполнении. В базах данных Все современные системы автоматизации делопроизводства построены на клиент-серверной архитектуре с использованием систем управления базами данных. систем хранится не только формальная часть (реквизиты) документов, но и их содержательная часть в виде текстов, текстовых файлов, образов.
САД позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по одному или набору реквизитов (по форме) является неотъемлемым атрибутом систем такого рода. И это, очевидно, одно из самых важных качеств, так как скорость получения ответа по состоянию исполнения документа является ключевым критерием для делопроизводства.
Поиск конкретных документов или резолюций должен быть доступен по различным параметрам, среди которых выделяются временные параметры (даты). Для них должна быть возможность задания точных интервалов или же только минимального начального срока начала или максимального срока окончания.
Очень существенным в САД является возможность, найдя нужный документ, просмотреть всю историю его исполнения, в том числе каждую резолюцию и каждый отчет об исполнении, открыть документы-ответы или "родительские" документы, в ответ на которые создан найденный документ.
И, безусловно, такой же ключевой как быстрый поиск, является возможность построения произвольных отчетов по хранящейся в системе информации по заготовленным запросам или после ввода необходимого числа параметров, например, сроков исполнения, фамилий руководителей и т.д.

Электронный документооборот

Системы электронного документооборота (СЭД) прежде всего ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".
В таких системах большое внимание уделено всем жизненным фазам электронного документа, начиная от его рождения и первоначального помещения в хранилище документов и до его перемещения (или копирования) в архив оперативного или долговременного хранения. При этом относительно длительным во времени и важным по сути является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документа, утверждение финальной версии и ее публикация.
Если мы говорим о деловых документах, а не об объявлениях или о личной переписке, то в почти любой уважающей себя организации деловые документы создаются в соответствии с определенными регламентами и инструкциями, они должны опираться на утвержденные шаблоны и при их выпуске иметь строгий режим ограничения доступа или быть общедоступными. Разумеется, все документы, подлежащие регистрации, должны регистрироваться. И если документы требуют своего исполнения, то в системе должна быть возможность передачи документов адресатам и исполнителям, с контролем сроков исполнения. Соответственно, все задачи учета и контроля исполнения документов также должны решаться в этих системах.
Таким образом, СЭД должны сочетать в себе функции по автоматизации делопроизводства и управления электронными документами. Отсюда следует, что САД реализует только часть, пусть и очень важную, возможностей СЭД.

Принципиальные особенности систем автоматизации делопроизводства

Приведенные выше перечни задач позволяют говорить о том, что основными потребителями САД и СЭД являются разные категории пользователей. Задачами учета и контроля исполнения в любой средней и крупной организации [Тут надо сделать пояснение, что в малых организациях, численностью 50-100 сотрудников, задачи автоматизации делопроизводства практически не актуальны из-за небольшого числа документов (задача строго учета) и небольшого числа руководителей, от имени которых выдаются поручения (задач контроля исполнения)] занимаются ответственные за делопроизводство (делопроизводители). Именно они являются основными пользователями САД, они регистрируют документы, фиксируют в системе выданные руководителями резолюции, контролируют сроки исполнения (хорошо, когда САД помогает в этом, автоматически формируя перечни документов, срок которых наступает или просроченных) и выводят на принтер сводки и справки по исполнительской дисциплине по утвержденным формам. Можно сказать, что с учетом того, что в основном с САД работают делопроизводители, такие системы строятся по привычному для их работы принципу – картотечная система с журналами входящих, исходящих и т.д. документов, со списками выданных заданиях и полученных отчетов.
Если в САД содержится не только реквизитная часть документа, но и содержательная, то к работе в такой системе у руководителей возникает больше интереса. Это требует наличия в САД нового вида рабочего места, характерного тем, что больше внимания уделено вопросу персонализации информации, когда руководитель получает только ту информацию, которая касается его или его подчиненных, а также вопросу минимизации выводимой на экран информации, без излишней делопроизводственной детализации. Соответственно возникает еще одно требование – возможность поиска документа по контексту содержательной части документа и приложений к нему. С учетом сказанного, при такой реализации САД начинают приближаться к СЭД.
Однако характерные особенности САД не ограничиваются только ориентированностью на делопроизводителей, поиском по контексту и наличием рабочих мест для руководителей. При интенсивном режиме работы с САД тех же делопроизводителей САД не должна заставлять их выполнять лишние операции, например, устанавливать доступ к документам, к резолюциям и другим объектам системы. Этот доступ, а также уведомления о направлении документов должны формироваться САД автоматически на основании тех фамилий или названий подразделений, которые были указаны в карточках САД.
Это означает, что эти фамилии и названия не могут вводиться произвольно, а должны выбираться из системных справочников, где хранится не только иерархия организационной структуры, но и данные об устанавливаемом доступе, об адресах, куда будут посылаться уведомления и другие справочные данные. Эта особенность САД очень важна, без нее нельзя говорить об автоматизации делопроизводства, о возможности ее эксплуатации во всей организации, а не только в канцелярии.
Еще одной характерной особенностью САД является поддержка многолетнего делопроизводства, при котором на каждый год формируется свой журнал регистрации документов (в электронном смысле) и при работе в системе к этим журналам должны устанавливаться свои отдельные права. Например, регистрация возможна только в журнале текущего года (и в журнале предыдущего года в переходный период между годами), а остальные действия можно выполнять в базах всех лет, текущего, предыдущего, двухлетней давности, трехлетней давности и т.д. Это касается снятия с контроля, отметки об исполнении, поиска по реквизитам и по контексту, построение отчетов и всего остального, о чем говорилось выше.
Если организация является крупной компанией холдингового типа или если это государственное ведомство, которому подчинено много учреждений, то еще одной особенностью САД, особенно в свете уже упомянутой "Электронной России", является территориальная распределенность САД, позволяющая организовать "сквозное" делопроизводство между основными или всеми организациями, между которыми происходит интенсивный документооборот.
С учетом всего сказанного про САД пришло время спросить: можно ли назвать систему управления документами системой автоматизации делопроизводства или нет? Не хочу навязывать своего мнения, но не могу не сказать, что создание САД, реально решающей задачи автоматизации делопроизводства, является специальной задачей, требующей от разработчиков много времени и средств. Поэтому слова некоторых производителей программного обеспечения о том, что создать такую систему можно быстро, надо только нарисовать несколько экранных форм и кнопок, а все остальное и так есть в базовом решении по управлению документами, у меня вызывают очень большое сомнение в их компетентности.

Принципиальные особенности систем электронного документооборота

Основными пользователями СЭД являются те, кто постоянно имеет дело с электронными документами (файлами), а точнее с содержательной частью этих документов. Среди пользователей, разумеется, есть и руководители, и исполнители. В случае, когда СЭД в том числе решает задачи автоматизации делопроизводства, то пользователями являются и делопроизводители.
Одними из главных отличительных особенностей СЭД являются удобство поиска и разделения документов в общем хранилище документов организации. Поиск нужных документов является такой же ключевой функцией, как и в САД. Однако, в СЭД поиск документа должен быть возможен не только по одному или нескольким реквизитам, но и путем навигации по иерархическому дереву каталогов и папок. Это объясняется тем, что одними из самых важных реквизитов электронного документа для являются его вид и тематика.
Для СЭД очень важно организовать реальное или виртуальное движение документа (последнее реализуется методом изменения прав доступа). Это движение может быть заранее заданным (сценарии), так и произвольным. Сценарии движения или маршруты очень важны, когда документ, согласно утвержденного регламента или согласно технологическому процессу должен проходить последовательно или параллельно по определенным рабочих местам, оставаясь там или до выполнения действия над документом, или до истечения определенного времени, или до наступления какого-либо события. Если речь идет про документооборот, стыкующийся с делопроизводством, то примером такого сценария является согласование документа перед его регистрацией.
С другой стороны, движение документов только по заданным маршрутам не может быть достаточным для СЭД. Обязательно должна быть возможность выбора направления движения документа произвольным образом. Это касается для тех документов, которым разрешено так перемещаться. Опять же, в примере согласования документа, выбор параметров согласования (участники, режимы, сроки) для большого числа документов может быть определен инициатором, исходя из содержания документа или по другим причинам. Я не говорю о движении документов, обусловленного направлением с резолюцией на исполнение, что почти всегда обусловлено произвольным выбором фамилии или должности из всего доступного ему списка и указанием любого срока (если это не противоречит другим срокам).
Существенной особенностью СЭД является хранящийся электронный документ, его содержание. Как уже говорилось, в СЭД содержательная часть документа является главной, а значит обязательной. Хранение в СЭД содержания электронных документов в обязательном порядке обеспечивается по-разному, в том числе и административными мерами. Но, так или иначе, эта особенность позволяет сделать шаг к сокращению, а для некоторых документов к ликвидации, бумажного документооборота.
Если в САД обычно электронные документы являются лишь копиями бумажных документов, помогающими просмотреть содержание документа, не ожидая, пока принесут бумажный оригинал, то в СЭД на бумагу выводят документы только лишь для того, что удобней было читать текст. Иными словами, САД является системой, где первична бумага, а в СЭД первичен электронный документ. И чем больше в САД осуществляется отказ от первичности бумаги (например, для внутренних и исходящих документов), тем ближе происходит приближение к СЭД.
А теперь можно сказать о самой главной характерной особенности СЭД - наличии доверия к электронному документу. Ведь если бумага есть только распечатка электронного оригинала, то где гарантия того, что этот документ был утвержден или согласован указанными в нем (и в реквизитах) руководителями, можно ли верить срокам и наложенным резолюциям? Без реализации в СЭД и, что главное, использования в организации электронно-цифровой подписи (ЭЦП) этот вопрос никогда не найдет своего решения.

Заключение

Автоматизация делопроизводства ведется у нас в стране уже достаточно давно, лет 20, не меньше. Организацией, где эти системы работают, много, среди них есть и системы, разработанные и развиваемые самими организациями, и системы, заказанные программистам в индивидуальном порядке, и системы, приобретенные у фирм, производящих САД на промышленной основе. Всего вариантов САД может получиться немногим меньше, чем организаций, где они работают.
Но это не так уж и плохо - количество в данном случае переходит в качество. Получив возможность учета и контроля исполнения, последние годы в умах руководителей и начальников ИТ-служб все больше и больше происходит осознание того, что от автоматизации делопроизводства, т.е. от учетно-контрольной функции с сохранением бумажного документооборота, надо переходить к электронному документообороту с включением в процесс работы всех сотрудников организации, имеющих отношение к документам. И те разработчики, кто сильно рассчитывал в архитектуре своих систем на незыблемость положений САД, на первичность бумаги, на необязательность автоматизации процесса подготовки документа, на вторичность задачи управления электронными документами, те, я думаю, очень скоро не смогут отвечать современным потребностям информатизации организаций.
А почему СЭД в России еще так мало встречаются? Думаю, что это временное явление, связанное как с менталитетом российских организаций, особенно государственных, так и с неуточненными механизмами использования ЭЦП, хоть закон об ЭЦП и принят. Ясно, что отказаться от привычной бумаги с подписью и печатью не только психологически трудно, но это не имеет и юридического обоснования. И если в коммерческих организациях СЭД уже начали внедряться и довольно успешно, то в государственных ведомствах и учреждениях это произойдет, я надеюсь, после первых реальных результатов той самой "Электронной России".

© МЦФЭР, 2003. Все права принадлежат издательскому дому МЦФЭР. Любое использование материала, его копирование и размножение будет преследоваться по закону "Об охране авторских прав РФ".